Design of a repair cost estimation application for rotor refurbishment : A case study of worn-part repair workshop in the paper industry

Abstract

This research aimed to develop an information system for estimating the repair cost of paper pulp beater blades. The study identified the problems in the existing workflow, which were characterized by many steps and a time-consuming process. These causes were analyzed using a Fishbone Diagram.The system was developed using Microsoft Power Platform technologies, specifically Power Apps, SharePoint Lists, and Power Automate. Following the analysis, a prototype system was designed, developed, and tested with real-world usage.To reduce the lead time of the repair estimation process, the number of steps in the process was reduced from four to just one. The eliminated steps included:1. Creating the Excel form.2. Checking the cost item list.3. Email the department head for approval.By using technology to automate repetitive tasks, only the crucial step of repair cost estimation and pricing remained, as this task requires the specialized skills of the employee.Furthermore, the new system addressed two key issues inherent in the old operating system: the problem of failing to submit repair quotations in time to meet customer demand and the issue of inaccurate pricing data. Both problems were resolved with a 100% success rate.The research findings indicate that the new system successfully reduced the average time of the repair cost review process by 65.01%, or 48 minutes and 54 seconds per quotation. User satisfaction with the new system was evaluated at a very good level.

การออกแบบแอปพลิเคชันประเมินราคางานซ่อมใบตีเยื่อกระดาษ กรณีศึกษา : โรงซ่อมชิ้นส่วนที่สึกหรอ ในอุตสาหกรรมกระดาษ เพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศสำหรับการประเมินราคางานซ่อมใบตีเยื่อกระดาษ โดยศึกษาปัญหาคือกระบวนการทำงานเดิมที่จำนวนขั้นตอนมาก และใช้เวลานานและวิเคราะห์สาเหตุด้วยแผนภาพก้างปลา โดยนำเทคโนโลยีไมโครซอฟท์พาวเวอร์แพลตฟอร์ม ได้แก่ พาวเวอร์แอป แชร์พอยต์ลิสต์และพาวเวอร์ออโต้เมท จากนั้นออกแบบและพัฒนาระบบต้นแบบ พร้อมทดสอบการใช้งานจริง โดยในการลดระยะเวลาของกระบวนการพิจารณางานซ่อม ได้ทำการลดขั้นตอนภายในกระบวนการจากทั้งหมด 4 ขั้นตอน เหลือเพียง 1 ขั้นตอน ขั้นตอนที่ลดไปประกอบด้วยขั้นตอนการสร้างฟอร์มเอ็กเซล ขั้นตอนการตรวจสอบรายการต้นทุนและขั้นตอนการจัดส่งอีเมลให้หัวหน้าแผนกอนุมัติ โดยนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการปฏิบัติงานที่ต้องทำซ้ำๆ แทนพนักงาน จึงเหลือเพียงขั้นตอนการประเมินต้นทุนงานซ่อมและราคางานซ่อม ที่ต้องใช้ทักษะของพนักงานในการประเมิน อีกทั้งยังลดปัญหาที่เกิดขึ้นกับระบบปฏิบัติงานแบบเดิมคือปัญหาการนำส่งใบเสนอราคางานซ่อมไม่ทันต่อความต้องการของลูกค้า และปัญหาข้อมูลที่ใช้ในการประเมินราคาไม่ถูกต้อง ทั้งสองปัญหาได้ร้อยละ 100 ผลการวิจัยพบว่า ระบบใหม่สามารถลดระยะเวลาในกระบวนการพิจารณาราคางานซ่อมได้เฉลี่ยร้อยละ 65.01 หรือ 48 นาที 54 วินาทีต่อฉบับ การประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้งานอยู่ในระดับดีมาก